Medan – FP USU: Telah terlaksana Bimbingan Teknis Korespondensi dan Tata Naskah Surat Dinas di Ruang Rapat Gedung Induk Fakultas Pertanian Universitas Sumatera Utara pada Kamis, 22 Juni 2023.

Bimbingan teknis ini bertujuan untuk memberikan pelatihan dan pemahaman kepada seluruh civitas di bidang administrasi akademik dalam menyusun dan menulis surat dinas yang baik dan benar sesuai dengan kaidah dan ejaan Bahasa Indonesia. Selain itu, di akhir acara Bimtek ini juga diadakan tinjauan dan pemecahan masalah terkait aplikasi E-Office yang telah berjalan saat ini di Fakultas Pertanian.

Kegiatan ini mendatangkan narasumber terbaik di bidangnya, yaitu Ibu Dr. Dwi Widayati, M.Hum (Ketua Prodi Sastra Indonesia FIB USU), Bapak Eddy Siregar, S.Si, dan Fariz Arifa Nugraha (Staf Sekretariat USU). Selain itu, kegiatan ini juga dihadiri oleh KTU Fakultas Pertanian, Bapak Ahmad Faizul, S.E., M.Si, yang turut memberikan kata sambutan dan pembukaan acara ini secara resmi.

“Kalimat yang digunakan dalam surat dinas adalah kalimat yang efektif dan tidak bertele-tele. Selain itu, juga harus memiliki makna dan inti,” ungkap Ibu Dr. Dwi dalam mengawali penjelasan materinya.

Korespondensi adalah kegiatan surat-menyurat yang dilakukan oleh seorang individu kepada pihak lain, dengan tujuan surat ini dapat dikirimkan baik kepada individu, organisasi, atau perusahaan. Surat dinas harus disusun berdasarkan tata naskah yang telah ditetapkan. Tata naskah surat dinas mencakup penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Bapak Eddy Siregar, S.Si, dan Fariz Arifa Nugraha dalam penjelasan materinya banyak memberikan contoh kesalahan penulisan surat dinas dan memberikan perbaikan penulisan surat dinas yang benar dan tepat sesuai dengan kaidah naskah surat dinas yang telah ditetapkan. Tidak hanya itu, di akhir sesi materi ini juga diberikan bimbingan teknis aplikasi E-Office yang telah berjalan saat ini di Fakultas Pertanian. Pelayanan E-Office ini bertujuan untuk memudahkan pengelolaan surat secara elektronik yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan publik di USU.

Kegiatan ini telah berlangsung dengan baik dan lancar, ditandai dengan antusiasme serta diskusi interaktif dari para peserta. Melalui bimbingan teknis ini, Fakultas Pertanian USU diharapkan dapat terus meningkatkan kompetensi civitas dalam pengelolaan administrasi, khususnya dalam penyusunan surat dinas yang efektif, sesuai kaidah Bahasa Indonesia, serta penerapan tata naskah yang baik. Pemanfaatan E-Office juga diharapkan semakin mendukung pengelolaan surat secara elektronik yang lebih efektif dan efisien, sehingga dapat memperkuat kualitas pelayanan administrasi di lingkungan Fakultas Pertanian USU. Upaya peningkatan kapasitas sumber daya manusia dan penguatan tata kelola administrasi tersebut sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs) 4: Pendidikan Berkualitas melalui pengembangan kompetensi dan pembelajaran berkelanjutan, serta SDGs 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh melalui penguatan tata kelola kelembagaan, transparansi, dan pelayanan publik yang efektif.