MEDAN — Direktorat Tata Kelola, Hukum, dan Kearsipan Universitas Sumatera Utara (USU) melaksanakan Sosialisasi Sistem Elektronik Perkantoran Terintegrasi (SEPTIA) dan Tata Naskah Dinas di Fakultas Pertanian USU pada Rabu, 4 November 2026, bertempat di Ruang Rapat Lantai 2 Gedung Induk FP USU. Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian roadshow ke seluruh fakultas di lingkungan USU sebagai upaya meningkatkan pemahaman dan ketertiban administrasi dalam pengelolaan persuratan dan kearsipan.
Kegiatan menghadirkan Tim Direktorat Tata Kelola, Hukum, dan Kearsipan USU sebagai narasumber, yaitu Agung Firmansyah yang menyampaikan materi “Tata Naskah Dinas Universitas Sumatera Utara” dan Dewintha Taria Vasanti dengan materi “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar dalam Sistem Elektronik Perkantoran Terintegrasi (SEPTIA)”.
Dalam sambutannya, Prof. Luthfi Aziz Mahmud Siregar, SP., M.Sc., Ph.D., selaku Wakil Dekan Bidang Administrasi, Keuangan, Sumber Daya Manusia dan Aset FP USU, menyampaikan bahwa penerapan SEPTIA memberikan kemudahan dalam mempercepat penyelesaian pekerjaan administrasi, khususnya dalam proses pengiriman dan penerimaan surat. Namun, kemudahan tersebut perlu diimbangi dengan pengelolaan surat yang tertib, terutama dalam pendistribusian surat kepada pimpinan, manajer, dan pihak terkait sesuai dengan sifat serta tingkat kerahasiaannya.
“Dari sisi ketuntasan pekerjaan dan implementasinya, penggunaan aplikasi SEPTIA memang lebih cepat. Namun, surat yang masuk juga perlu didistribusikan dengan tepat. Pihak yang mendistribusikan harus memahami spesifikasi dan sifat surat, apakah bersifat rahasia atau tidak, sehingga informasi dapat diterima oleh pihak yang berkepentingan,” ungkap Prof. Luthfi.
Ia juga menegaskan bahwa pengelolaan tata naskah dinas dan kearsipan tidak hanya berkaitan dengan aspek teknis administrasi, tetapi juga harus memperhatikan etika dalam pelaksanaannya. Selain itu, distribusi surat perlu memperhatikan pihak-pihak yang berkepentingan agar penyampaian informasi kedinasan berjalan secara efektif.
Sementara itu, Ir. Erwin, S.T., M.T., selaku Sekretaris Direktorat Tata Kelola, Hukum, dan Kearsipan USU, menjelaskan bahwa tata naskah dinas memiliki ketentuan yang harus dipahami dalam penyusunan berbagai dokumen resmi universitas, mulai dari peraturan, keputusan rektor, surat-menyurat, hingga perjanjian.
“Di sini kita akan memaparkan apa yang boleh dan tidak boleh dalam tata naskah dinas. Semua dokumen resmi, termasuk peraturan, keputusan rektor, persuratan, dan perjanjian, memiliki aturan yang harus dipahami dan diterapkan,” jelas Erwin.
Ia juga menyoroti keunggulan SEPTIA sebagai sistem persuratan elektronik yang terintegrasi. Menurutnya, sistem ini mampu mempercepat proses persetujuan dan penyampaian surat dibandingkan mekanisme sebelumnya yang dapat memerlukan waktu hingga satu minggu akibat kendala kehadiran pimpinan maupun proses persetujuan.
“Sekarang kelebihan SEPTIA ini adalah kecepatan. Dalam satu hari kita sudah bisa mendapatkan balasan suratnya, dan tidak ada lagi istilah pimpinan tidak berada di tempat. Oleh karena itu, para operator diharapkan segera menginput surat agar prosesnya dapat berjalan lebih cepat,” tambahnya.
Selanjutnya, Agung Firmansyah memaparkan materi mengenai Tata Naskah Dinas Universitas Sumatera Utara, sedangkan Dewintha Taria Vasanti menjelaskan mekanisme pengelolaan surat masuk dan surat keluar melalui SEPTIA. Kedua materi tersebut memberikan pemahaman mengenai standar penyusunan dokumen kedinasan sekaligus prosedur penggunaan sistem persuratan elektronik dalam mendukung kelancaran administrasi.
Kegiatan berlangsung interaktif melalui sesi diskusi dan tanya jawab. Para peserta menyampaikan berbagai pertanyaan kepada narasumber terkait penerapan SEPTIA, mekanisme distribusi surat, serta ketentuan penyusunan dan pengelolaan naskah dinas dalam pelaksanaan tugas administrasi sehari-hari. Diskusi tersebut menjadi kesempatan bagi peserta untuk memperjelas berbagai kendala teknis sekaligus memperoleh pemahaman mengenai penerapan ketentuan administrasi yang berlaku.
Sosialisasi ini diikuti oleh ketua dan sekretaris program studi jenjang S1, S2, dan S3, Kepala Kantor Administrasi Fakultas, para manajer bidang, operator SEPTIA fakultas, serta tenaga kependidikan bagian administrasi program studi.
Pelaksanaan kegiatan ini sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs) 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, khususnya dalam mendorong tata kelola kelembagaan yang efektif, transparan, dan akuntabel. Selain itu, optimalisasi SEPTIA sebagai sistem persuratan elektronik turut mendukung SDGs 9: Industri, Inovasi, dan Infrastruktur melalui pemanfaatan teknologi digital dalam proses administrasi.
Melalui rangkaian roadshow ini, Direktorat Tata Kelola, Hukum, dan Kearsipan USU mendorong peningkatan pemahaman serta keseragaman penerapan tata naskah dinas dan penggunaan SEPTIA di seluruh fakultas. Upaya ini diharapkan dapat mewujudkan pengelolaan persuratan dan kearsipan yang semakin tertib, cepat, efektif, dan sesuai dengan ketentuan universitas.